Reisekostenabrechnung: Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand und wie werden Reisekosten abgerechnet?
Wer als Arbeitnehmer eine Dienstreise oder Geschäftsreise antritt, kann im Rahmen der Reisekostenabrechnung unter bestimmten Voraussetzungen einen Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Dieser soll die zusätzlichen Kosten abfedern, die dadurch entstehen, dass sich der Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte ernähren muss. Dies liegt dem Gedanken zu Grunde, dass sich ein Arbeitnehmer zu Hause bzw. an seinem Arbeitsplatz günstiger ernähren kann, als während der Dienstreise. Doch wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand, den ein Arbeitnehmer geltend machen kann?
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung?
Ein sich in Deutschland auf einer Dienstreise oder Geschäftsreise befindlicher Arbeitnehmer kann ab einer bestimmten Reisedauer einen pauschalisierten Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Siehe dazu zur Verdeutlichung die folgenden Tabelle:
Tabelle Verpflegungsmehraufwand (Deutschland)
| Dauer der Abwesenheit | Verpflegungspauschale |
|---|---|
| Geschäftsreise von einer Dauer von weniger als 8 Stunden* | 0 Euro |
| Geschäftsreise von einer Dauer mehr als 8 Stunden bis 24 Stunden | 12 Euro |
| Geschäftsreise von einer Dauer von mindestens 24 Stunden | 24 Euro |
Erläuterung
Nimmt die Dienstreise also weniger als acht Stunden in Anspruch, so steht dem Arbeitnehmer kein Pauschalbetrag zu. Erst ab einer Dauer von acht Stunden erhält er einen Betrag von 12 Euro. Dies gilt zudem für den Anreise- und Abreisetag. Erstreckt sich die Dienstreise auf 24 Stunden und somit auf den ganzen Tag, erhöht sich der Pauschalbetrag auf 24 Euro.
Frühstück, Mittagessen und Abendessen sind abzuziehen
Vom Verpflegungsmehraufwand abzuziehen ist jedoch ein vom Arbeitgeber finanziertes Frühstück bzw. ein Mittag- oder Abendessen. Bei einem Frühstück wird der Pauschalbetrag um 20 % und bei einem Mittag- oder Abendessen um 40 % gekürzt.
Reisekostenabrechnung – Beispiel 1:
Ein Arbeitnehmer tritt von Berlin aus eine 3-tägige Dienstreise nach München an.
Am ersten Tag fährt er in Berlin um 17.00 Uhr los und kommt gegen 21.00 Uhr im Hotel in München an. Am gesamten zweiten Tag hat er geschäftlich in München zu tun. Zudem genießt er ein Frühstück im Hotel, das der Arbeitgeber im Rahmen der Hotelübernachtung bezahlt. Am dritten Tag reist er mittags nach Berlin zurück und kommt gegen 18 Uhr nach Hause.
- 1. Tag: Für den ersten Tag erhält der Arbeitnehmer einen Verpflegungsmehraufwand von 12 EUR. Zwar war er weniger als acht Stunden unterwegs. Da es sich jedoch um den Anreisetag handelte, erhält er dennoch den entsprechenden Pauschalbetrag.
- 2. Tag: Für den zweiten Tag würde dem Arbeitnehmer 24 EUR zustehen. Da er aber ein Frühstück auf Kosten seines Arbeitgebers zu sich genommen hatte, sind 20 % der 24 EUR abzuziehen, also 4,80 EUR. Ihm stehen daher nur 19,20 EUR zu.
- 3. Tag. Für den dritten Tag erhält der Arbeitnehmer wieder 12 EUR. Denn zum einen war er mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden unterwegs. Zum anderen handelte es sich um den Abreisetag. Beides rechtfertigt den Pauschalbetrag von 12 EUR.
Reisekostenabrechnung – Beispiel 2:
Der Arbeitnehmer ist in Berlin angestellt und muss einen Termin in Potsdam wahrnehmen.
Er fährt um 12.00 Uhr in Berlin los, weil der Termin um 13.00 Uhr stattfindet. Nach dem Termin fährt der Arbeitnehmer wieder nach Berlin zurück und kommt gegen 19.00 Uhr zu Hause an.
Da der Arbeitnehmer weniger als 8 Stunden abwesend war, hat er keinen Anspruch auf einen Verpflegungsmehraufwand.
Was gilt für Auslandsdienstreisen?
Die obigen Beispiele gelten für Geschäftsreisen in Deutschland. Für Auslandsdienstreisen gilt grundsätzlich das oben Gesagte entsprechend. Der Verpflegungsmehraufwand wird als Pauschalbetrag gewährt und bemisst sich in zwei Stufen. Die Höhe der jeweiligen Beträge hängt jedoch davon ab, in welchem Land die Dienstreise vorgenommen wird.